ניהול תזרים מזומנים - איך לא להיחנק

פורסם בפינה השבועית ב-27/4/17

זו הסתירה הכי גדולה של בעלי העסקים הקטנים בישראל והיא גם סטירת לחי מצלצלת.

עובדים מהבוקר עד הליל, פועלים במרץ לגייס לקוחות חדשים, מתרוצצים מפגישה לפגישה. וגם בתקופות בהן נראה כי העסק משגשג ויש המון עסקאות בקנה, אין אוויר! אי אפשר לנשום! וזה לא חמצן שחסר, אלא כסף.

הכירו, זהו מחנק תזרימי.

כאשר אין מספיק כסף כדי לשלם לספקים, או למשוך משכורת הביתה לתשלום החשבונות השוטפים, יש בעיה בתזרים המזומנים, והעסק נמצא במצב שהוא אינו יכול לצמוח.

אם אי אפשר לשלם לספקים ולנותני שירותים, אי אפשר הרי לתת מענה ללקוחות קיימים וללקוחות פוטנציאליים.

אם אי אפשר למשוך כסף לכלכלת משק הבית, בעל העסק אינו יכול להתקיים.

המסקנה הברורה היא - ניהול תזרים מזומנים נכון הוא המפתח להצלחת העסק. בלעדיו, העסק, ובעל העסק אינם יכולים להתקיים לאורך זמן.

אז איך מנהלים תזרים נכון? 7 כללי הזהב לניהול תזרים יובילו את העסק שלך למקום הנכון:

1. הקבלה בין הכנסות והוצאות - כלל זה נכון בעיקר לעניין הוצאה הנדרשת לעבודה עם לקוח מסוים או לפרויקט ספציפי - לדוגמה, קבלן שיפוצים שנעזר בקבלן משנה לעבודות אלומיניום למשל, ישלם לקבלן המשנה שלו באותם תנאי התשלום לפיהם הוא מקבל בעצמו את התמורה עבור עבודתו. אם הוא עצמו מקבל לדוגמה 50% כמקדמה והיתרה בסוף העבודה, כך עליו לשלם לקבלן המשנה שלו ולא להיכנס להוצאה שאין הכנסה מקבילה למולה באותו החודש.

2. פריסת הוצאות חריגות - לדוגמה, מעצבת גרפית שנדרשת להחליף מחשב או מאמן עסקי שצריך לרכוש ריהוט עבור הקליניקה שלו. הוצאות "כבדות" וחד פעמיות מהסוג הזה "יכבידו" על התזרים אם ישולמו בבת אחת. לכן, צורת התשלום ההולמת עבורן היא תשלומים. תשלומים שאינם מחוייבים בריבית קרדיט הם דבר מצוין. ברגע שיש ריבית קרדיט, אם היא נמוכה מהריבית שהבנק יציע לך עבור הלוואה לרכישה המיוחלת, עדיין כדאי לקחת אופציה זו בחשבון, ולהחליט בהתאם לסכום הכסף הפנוי שיש בקופת העסק.

3. ביצוע תשלומים שוטפים "בשוטף" - אם נקפוץ רגע לזירה הביתית, הרי שקניות בסופר זו הדוגמה הטובה ביותר להוצאות שוטפות. מדוע? כי אם לדוגמה הקניה החודשית שלי מסתכמת כל חודש ב1,000 ש"ח, אז האם בכלל יש טעם לשלם בתשלומים? לא! כי אז זה אומר שכל חודש עדיין יירדו לי מהחשבון 1,000 ש"ח. הם אמנם יהיו מחולקים לתשלומים של החודשים הקודמים, אך עדיין יסתכמו ל1,000 ש"ח. לעיתים התשלומים הם ללא ריבית קרדיט ואז לפריסה לתשלומים רק אין תועלת, אך במקרים בהם מחוייבת גם ריבית קרדיט, הרי שיש כאן עלות ללא תועלת.

4. כרית ביטחון -תמיד תשאירו לעצמכם כרית ביטחון של כסף נזיל, בו לא נוגעים, למעט במקרי חירום. אם אין כסף נזיל בצד, זה עולה לך, והרבה - זה עולה לך בחוסר יכולת לשלם לספקים ונותני שירותים ובערעור יחסי העבודה עמם, זה עולה בחריגה בחשבון הבנק שמורידה את דירוג האשראי שלך ומחוייבת בריבית גבוהה מהרגיל, זה זה עולה לך בשקט הנפשי.

איזה סכום לשמור בצד? זה אינדיבידואלי ותלוי באופי העסק ובמקורות של בעל העסק - מי מהעסקים יסתדרו עם כמה אלפים בודדים, ומי מהעסקים יזדקקו לעשרות אלפים בצד, כדי לעבור בשלום הפתעות לא צפויות.

ההמלצה שלי היא להפקיד את הסכום שמהווה ככרית ביטחון לפקדון יומי, שהוא אמנם לא מניב ריבית, אך הכסף מופרד מהחשבון השוטף שלכם ומסייע לכם במעקב, ובנוסף נזיל וניתן לפירעון בכל עת, ללא קנסות יציאה.

5. יד על הדופק בחשבון הבנק - "אתה בחריגה, גש לסניף להפקיד". משפט מוכר? לי אישית יצא להגיד אותו מספר לא מבוטל של פעמים, כאשר ניהלתי את מחלקת העסקים הקטנים בבנק. לא החלק הכי זוהר בתפקיד וגם לא הכי מועיל, לא עבור הבנק ולא עבור העסק. היום הכל דיגיטלי, וניתן להתחבר לחשבון דרך האפליקציה או לקבל שירות סמסים שמתריע לפני שנכנסים לחריגה. המידע זמין, רק צריך להשתמש בו.

וזה ההרגל החדש שלך - מעכשיו שמים תזכורת ביומן, שמזכירה פעם ביום/בשבוע להיכנס לחשבון הבנק ולראות מה מצבו. כל עסק והתדירות שמתאימה לאופי וקצב התזרים שלו.

בעל עסק שיודע מה מצבו בכל עת, מקבל החלטות נכונות בהתאם לכך ולא נכנס להתחייבויות שאין לו יכולת לעמוד בהן, בעיתוי שאינו מתאים לכך. הידע הזה נותן לבעל העסק כוח ולכן מהיום, לא מחכים יותר לשיחות מהבנק.

6. הקדמת תקבולים מלקוחות ודחיית תשלומים לספקים - כדי לתת לעסק יותר מרווח נשימה, ובהתאם למערכת היחסים העסקית והאישית עם הספקים והלקוחות של העסק, ניתן לבצע שינוי הדרגתי בתנאי התשלומים והתקבולים באופן שייטיב עם העסק: מצד אחד, להעביר את הספקים לתנאי תשלום נוחים יותר ו"להגדיל את ימי אשראי הספקים" (משוטף+30 לשוטף+60 לדוגמה), ומצד שני "להקטין את ימי האשראי ללקוחות (משוטף+60 לשוטף+30 לדוגמה).

ללקוחות ניתן לשקול להציע תמריצים לביצוע השינוי, כמו הנחות מזומן.

7. התאמת הרכב האשראי האופטימלי לעסק - שימוש באשראי בנקאי יכול לגרום לעסק לפרוח, אך רק אם הרכב האשראי תואם את צרכיו של העסק ומשרת את התזרים שלו. כך לדוגמה, עסק שמקבל מלקוחותיו שיקים דחויים, יכול לשקול שימוש במסגרת ניכיון שיקים, המאפשרת קבלת מזומן בתמורת השיקים הדחויים, בניכוי עמלת ניכיון.

טעויות בבחירת אשראי שאינו מתאים לצורכי העסק, עולות כסף. אחת מהטעויות הנפוצות היא לרכוש רכוש קבוע לעסק (רכב, מחשב, מכונות וכיו"ב) שעלותו גבוהה, ולהשתמש במסגרת העו"ש כדי לממן את הרכישה. כלומר "להיכנס למינוס".

רבים נוטים לעשות כן, כדי "לא לקחת הלוואה" כי תפיסתית, זה יותר קשה לקחת הלוואה מאשר להיכנס למינוס. קשה תפיסתית, נכון, אך גם עולה יותר כסף. ריבית על הלוואה היא בהכרח יותר זולה מריבית על מסגרת עו"ש, ובוודאי שיותר זולה מחריגה מהמסגרת, שנוצרת לאחר שכל הכסף משמש לאותה הוצאה גבוהה וחד פעמית.

לכן, הוצאות גבוהות וחד פעמיות, אין לממן ע"י ניצול מסגרת האשראי בבנק עד תום. לא בריא לתזרים ופשוט יותר יקר.

ידע זה כח, ובמיוחד בניהול תזרים. ידע על מצב התזרים הנוכחי ועל הכנסות והוצאות צפויות, מאפשר קבלת החלטות חכמה, מקנה יכולת לפיתוח העסק, וכך עוזר לנו לישון בשקט.